Ser ocupado (a) ou produtivo (a)?


No mundo globalizado e competitivo em que vivemos, ser produtivo é uma recorrente exigência e algo que muitos desejam, mas nem todos conseguem. Comumente nos sentimos culpados por não performarmos tanto quanto desejamos, mesmo trabalhando por horas a fio. É comum chegarmos ao final do dia cansado e sentindo culpa por não ter feito quase nada do que era necessário e previsto. 

A produtividade não tem conexão direta com a carga horária dispendida diariamente ou o número de tarefas realizadas. Produtividade é = a eficiência. 

A crença de fazer muitas horas extras é disfuncional e improdutiva, pois alguns chegam ao final do dia cansado e nem sempre resolvem as pendências, além do que, a performance cai vertiginosamente, hora a hora. 

Para mudar o padrão atitudinal é necessário compreender a diferença entre ocupado e produtivo.  

O ocupado é aquele que nunca tem tempo para nada, está sempre fazendo algo, ainda que não seja importante ou urgente. Ele está apenas ocupado, nada além. Um siri dentro de uma lata, só produz barulho e nada realiza de fato. 

O produtivo é aquele que apesar de ter uma agenda cheia, suas principais tarefas são sempre realizadas, pois as prioriza, planeja e executa uma a uma. Ser produtivo não significa zerar todas as tarefas do dia, mas sim, realizar a maioria delas, as mais importantes. 

Ainda que alguns acreditem que sua hora tem 120min ou seu dia 30horas, é inegável que a medida do tempo é igual para todos. O que difere é o uso que você faz de seu tempo para torna-lo produtivo. 

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Ser produtivo não significa trabalhar mais, e sim priorizar, focar e concluir o que é mais importante. Sua auto avaliação de performance não é definida pelo número de horas que trabalha, mas sim pela forma como você trabalha e o que realiza. 

Cuidado para não confundir estar ocupado com ser produtivo. Atente ao fato que, se você está concluindo dezenas de tarefas diárias, possivelmente essas são as tarefas erradas. Provavelmente você está gastando muito tempo executando diversas tarefas de menor relevância no seu dia. Ser produtivo implica em priorizar as tarefas. 

Avalie sua carga horária por dia X tarefas a cumprir no dia. Ao invés de esforçar-se para fazer cada vez mais, concentre-se em fazer apenas as coisas mais importantes de sua lista, uma de cada vez. 

Produtividade significa produzir mais em menos tempo, com menor custo e maior eficiência. 

Aqueles que tentam fazer tudo, geralmente iniciam várias tarefas ao mesmo tempo e não concluem nenhuma. Contudo, o mais importante não é feito, porque está ocupado fazendo diversas coisas. Se de fato deseja ser mais produtivo e concluir mais tarefas, é preciso fazer menos coisas por dia, sendo mais seletivo e avaliando a real importância e impacto sobre o todo. 

Esforçar-se para fazer tudo é disfuncional ->

Não há como fazer todas as tarefas da sua lista num só dia.

Não há como fazer todas as tarefas ao mesmo tempo.

Não há como estar em três lugares ao mesmo tempo. 

Mude sua estratégia ->

Demita o herói que te domina na tentativa de concluir todas as suas pendências de uma vez.

Use sua inteligência a seu favor, concentre-se apenas nas poucas e mais importantes tarefas.

Quando fizer menos coisas ao longo do dia, encontrará mais tempo para fazer melhor as coisas que realmente devem ser feitas. 

Produza mais realizando menos tarefas ->

Quando em busca pela produtividade, algumas pessoas se enganam ao fazer mais coisas e mais rápido. Essa é uma atitude disfuncional e que resulta em: estresse, frustração, culpa e exaustão. 

Dicas para fazer menos e realizar mais ao longo do seu dia: 

Agenda: Não mais permita que sua agenda assuma o controle sobre você e seu dia. É certo e necessário que conclua algumas tarefas e compromissos, o que não significa que deva finalizar todos. Avalie sua lista, priorize, organize e EXCLUA ou delegue tarefas irrelevantes. Repense atividades que não devem ser feitas agora ou que competem a outras pessoas. 

Crie a lista de coisas para NÃO FAZER: Para quem quer ser produtivo, é tão ou mais importante saber o que não deve fazer, do que a própria lista de tarefas que você fará. É preciso ter bem claro os itens que não fará hoje. Faça a lista incluindo coisas simples como: responder e-mails imediatamente, olhar o Facebook, WhatsApp, navegar na web, ler notícias, ser interrompido por ligações não importantes e que podem esperar. 

Minimize: Reavalie e veja o que mais pode ou deve ser eliminado da sua agenda hoje. Inúmeras coisas que julgamos importantes, de fato, não são imprescindíveis. Questione-se sobre tudo o que quer (deseja) fazer e o que realmente precisa ser feito hoje. Avalie principalmente quais os impactos e consequências de não fazer uma ou outra tarefa. 

Faça menos e seja mais eficiente->

Produtividade resulta da eficiência na execução e gera bons resultados, mas esse “modus operandi” não se aplica a todas as suas tarefas. É ilusório pensar e acreditar que ser produtivo é viver ocupado. 

Diferenças atitudinais entre o Ocupado e o Produtivo ->

Acredito que essas dicas o auxiliem a definir suas reais prioridades e assim, identificar o que precisa ser feito para que o seu trabalho seja mais eficiente.

PESSOA OCUPADA

Dá a impressão de estar fazendo algo importante.

Responde “SIM” com prontidão.

Concentra-se na ação.

Fala que está sempre ocupada.

Fala do pouco tempo que tem.

Tenta fazer várias coisas ao mesmo tempo.

Responde as mensagens imediatamente.

Quer que os outros estejam ocupados.

Quer que o Chefe esteja feliz.

Fala da necessidade de mudança.

Pergunta a opinião de todos. 

PESSOA PRODUTIVA

Trabalha com convicção toda a sua vida.

Pensa antes de responder.

Concentra-se em fazer bem feito.

Deixa que os resultados falem por si só.

Usa seu tempo apenas para o mais importante.

Concentra-se em apenas uma coisa.

Responde em hora determinada para isso.

Quer que os outros sejam eficientes.

Quer que o Cliente esteja feliz.

Muda constantemente e melhora a cada dia.

Planeja e faz.

Lembre-se, todo processo de mudança se inicia com um primeiro passo.

Vez que esteja decidido e disposto avalie suas tarefas no dia de hoje e decida: o que você não fará e que aumentará sua produtividade? 

Texto Original de Marcio Caldellas – Psicólogo clínico (Comportamental & Psicodramatista), Career & Executive Coach certificado pela Sociedade Brasileira de Coaching e BCI – Behavioral Coaching Institute – USA. Analista de Perfil Comportamental com sólida carreira desenvolvida em Executive Search como Headhunter, atuando com posições executivas. www.mcdesenvolvehumano.com.br

Mauricio A. de Paula

http://www.treasurybusiness.com.br

e-mail: mauricio@tresurybusiness.com.br

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